ALGEMENE LEVERINGSVOORWAARDEN CONGRES EUROPOINT B.V.

HOOFDSTUK 1 - ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
- Europoint b.v.:
Europoint alsmede eventueel de (rechts)persoon in samenwerking waarmee het evenement wordt georganiseerd en hun bevoegde vertegenwoordigers.
- Overeenkomst van deelname:
De overeenkomst waarbij Europoint voor een bepaalde periode onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid biedt tot het deelnemen aan een door Europoint georganiseerd evenement.
- Deelnamevoorwaarden:
De voorwaarden die gelden voor het evenement zoals omschreven in de congresbrochure en elk ander publicatiemateriaal over het desbetreffende evenement.
- Inschrijfformulier:
Het formulier, mits ingevuld en ondertekend door de deelnemer, geldt als een onherroepelijk aanbod van de deelnemer tot deelname aan het evenement.
- Deelnemer:
Iedere natuurlijke of rechtspersoon die met Europoint door middel van een overeenkomst van deelname een overeenkomst heeft gesloten.
-  Evenement:
Het congres, conferentie, symposium, seminar, workshop, forum of cursus ter zake waarvan de overeenkomst van deelname is gesloten.
-  Deelnamekosten:
De volgens de overeenkomst van deelname door de deelnemer aan Europoint verschuldigde vergoeding voor deelname aan het evenement.

Artikel 2
1. Deze overeenkomst is een geïntegreerd onderdeel van de door de deelnemer met Europoint gesloten overeenkomst van deelname aan het evenement.
2. Afwijkingen van deze overeenkomst of gehele of gedeeltelijke ontheffing van enig(e) in deze overeenkomst opgenomen verbod of verplichting is uitsluitend van kracht, indien van de afwijking of ontheffing blijkt in een door Europoint getekend schrift, en/of indien een aanvullende overeenkomst is verklaard.
3. Derden, met wie geen overeenkomst van deelname is gesloten, kunnen geen rechten aan deze overeenkomst ontlenen.

HOOFDSTUK 2 - ALGEMENE BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DEELNAME
Artikel 3
1.  De organisatoren behouden zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden, welke buiten hun toedoen zijn ontstaan de in de deelnamevoorwaarden genoemde data, tijden en locatie van het evenement te wijzigen ofwel het evenement geen doorgang te doen vinden, zonder dat in deze gevallen deelnemers aanspraken kunnen doen gelden tegen de organisatoren op vergoeding van enigerlei schade, in welke vorm of uit welke oorzaak deze ook mocht zijn ontstaan.
2.  Onder bijzondere omstandigheden in lid 1. bedoeld, zijn begrepen: onvoldoende belangstelling van deelnemers, onderlinge onenigheid in de betreffende branches, brand, nationale ramp, die na afweging van belangen naar het oordeel van Europoint het welslagen van het evenement in gevaar kunnen brengen.
3.  Wijzigingen van data, tijden en locatie, als bedoeld, geven de deelnemers geen recht hun inschrijving geheel of gedeeltelijk te annuleren.
4.  Vindt het evenement geen doorgang, dan worden de inschrijvingen als vervallen beschouwd en zullen de door de deelnemers gedane betalingen inzake deelname aan het evenement worden gerestitueerd, onder aftrek van de reeds voor de organisatie van het evenement ontstane kosten, groot maximaal 20% van de totaal verschuldigde deelnamekosten in te houden c.q. te ontvangen. In alle gevallen is de deelnemer gehouden de in verband met zijn deelname op zijn verzoek de inmiddels door de organisatoren gemaakte overige kosten integraal te voldoen.
5.  In geen geval kan de deelnemer van Europoint enig recht op schadevergoeding eisen, hoe dan ook, op grond van een besluit omschreven in lid 1. van dit artikel.
6. Indien het geheel zowel een congres als een vakbeurs of trade show omvat, dan zijn dat twee verschillende evenementen. Zij kunnen niet worden beschouwd als één evenement. Beide evenementen hebben hun eigen Algemene Voorwaarden die van toepassing zullen zijn. Indien één van beide evenementen wordt geannuleerd, dan kan de deelnemer van het andere evenement hieraan geen rechten ontlenen.
7. In het geval er tijdens het congres een vakbeurs of trade show wordt gehouden zijn hierop de Algemene Leveringsvoowaarden Vakbeurs van toepassing. Deze kunnen te allen tijde en kosteloos worden opgevraagd bij Europoint b.v.
8. Europoint ontleent zich het recht gegevens van deelnemers te vragen.
9. In geval van annulering op zijn verzoek blijft de deelnemer gehouden de door tussenkomst van Europoint gemaakte overige kosten te betalen, de deelnemer kan geen recht doen gelden op vergoeding van enige schade, rechtstreeks of zijdelings geleden, in verband met het in dit artikel bepaalde.

HOOFDSTUK 3 - DEELNAME
Artikel 4
1. De deelnemer heeft gedurende de overeengekomen periode recht op toegang tot de ruimte waarin het evenement plaatsvindt. Dit recht wordt verleend middels een deelnemersbadge. De deelnemersbadge is strikt persoonlijk.
2. De deelnemer heeft daarnaast recht op ontvangst van de congresverslagen (proceedings), indien uitgegeven, van het betreffende evenement.
3. De deelnemer heeft daarnaast recht op overige collectieve bijeenkomsten, indien georganiseerd tijdens het evenement, zoals bijvoorbeeld lunch, koffie- en theepauze, receptie, diner, excursie, tenzij Europoint bepaald heeft dat aan deelname aan één van genoemde onderdelen extra kosten zijn verbonden. Middels het voldoen van deze bijkomende kosten heeft de deelnemer ook toegang tot deze extra onderdelen.
4. De deelnemer heeft recht op toegang tot de vakbeurs of trade show (inclusief ontvangst beurscatalogus), mits deze tegelijkertijd met het evenement in hetzelfde complex voor dezelfde doelgroep georganiseerd wordt.
5. In geval de deelnemer niet verschijnt op het evenement heeft hij/zij recht op ontvangst van de congresverslagen (proceedings), mits het volledig verschuldigde deelnamebedrag door Europoint ontvangen is.

HOOFDSTUK 4 - INSCHRIJVING/BETALING/ANNULERING
Artikel 5
1.  Het inschrijven voor deelname aan het evenement dient te geschieden op een aan de deelnemer ter beschikking gesteld inschrijfformulier (= overeenkomst van deelname). Indien de ondertekening door een niet-bevoegd persoon van de desbetreffende deelnemer is gedaan, zal Europoint deze beschouwen als zijnde de ondertekening door een bevoegde en zal dientengevolge de deelnemer verplichten alle consequenties die voortvloeien uit deze inschrijving te aanvaarden.
2. Invulling, ondertekening en toezending van het inschrijfformulier geldt als een onherroepelijk aanbod van de deelnemer tot deelname aan het evenement. Dit aanbod geldt als door Europoint aanvaard indien en zodra Europoint van de deelnemer een ondertekend inschrijfformulier heeft ontvangen.
3. In voorkomende gevallen kan Europoint besluiten de deelnemer de mogelijkheid te bieden tot de keuze tussen deelname voor de duur van het gehele evenement of uitsluitend een deel daarvan. Indien dit het geval is kan de deelnemer middels het inschrijfformulier deze keuze kenbaar maken. Ook in dit geval is het bovengenoemde zoals omschreven in lid 1. en 2. van dit artikel van toepassing.
4.  De organisatoren kunnen in bijzondere gevallen bepalen dat een inschrijving niet in behandeling zal worden genomen.

Artikel 6
1.  De deelnemer is een deelnamebedrag, dat vermeld is in de overeenkomst van deelname, verschuldigd aan Europoint,. De betaling van de totale deelnamekosten dient te geschieden in één termijn;
- 100% van het deelnamebedrag binnen 14 dagen na datering nota.
- In het geval dat de overeenkomst van deelname is gedateerd minder dan 14 dagen voor aanvang van het evenement dient het verschuldigde deelnamebedrag per omgaande, doch uiterlijk voor de eerste dag van het evenement door de organisatoren te zijn ontvangen.
2. In uitzonderingsgevallen kan de organisator besluiten tot het aanbieden van een vroegboekkorting.
3.  De deelnemer is aansprakelijk voor alle aan Europoint verschuldigde kosten die verband houden met zijn deelname, ongeacht of deze kosten zijn gemaakt door de deelnemer zelf of derden, handelend in zijn naam.
4.  Bij niet tijdige betaling van enig aan Europoint verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden. Incassokosten zijn voor rekening van de deelnemer, waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom.
5.  Europoint is gerechtigd betalingen gedaan ter zake van een deelname, allereerst in mindering te brengen op, ten laste van de deelnemer, nog openstaande vorderingen uit eerdere deelnames.
6.  Indien een deelnemer de door hem verschuldigde bedragen niet binnen de daarvoor gestelde termijnen heeft voldaan, zijn de organisatoren gerechtigd hem geen toegang te verlenen tot het evenement, onverminderd de aanspraak van de organistoren op volledige vergoeding van deze bedragen.
7.  Restitutie van reeds betaalde bedragen kan in het hierboven onder lid 6. genoemde geval door de deelnemers niet worden gevorderd.
8.  Betalingen die de deelnemer reeds aan Europoint verschuldigd is, kunnen door de deelnemer niet verrekend worden met hetgeen deelnemer stelt van Europoint tegoed te hebben. Tevens kan de deelnemer zich ter zake deze betaling niet op een opschortingrecht beroepen.

Artikel 7
1.  Een inschrijving kan niet eenzijdig door de deelnemer worden ingetrokken c.q. gewijzigd. Indien een deelnemer een reeds ingediende inschrijving wenst te annuleren, zal een daartoe schriftelijk, aangetekend verzonden, verzoek bij de organisatoren dienen te worden gedaan. De organisatoren kunnen een verzoek tot annulering van de inschrijving inwilligen indien de deelnemer heeft voldaan aan betaling van een annuleringsvergoeding volgens onderstaand schema:
- Euro 50 administratiekosten indien annulering van de inschrijving eerder dan 10 weken voor aanvang van het evenement plaatsvindt.
- 50% van het deelnamebedrag indien annulering van de inschrijving tussen 10 weken en 6 weken voor aanvang van het evenement plaatsvindt.
- 100% van het deelnamebedrag indien annulering van de inschrijving tussen 6 weken voor aanvang van het evenement en het evenement zelf plaatsvindt, of zoveel als het oordeel van de organisatoren dient te worden verkregen als vergoeding voor de tengevolge van de annulering optredende kosten.
2. Een deelnemer heeft het recht in geval van annulering een plaatsvervanger te sturen. Hiertoe zal een schriftelijk verzonden verzoek bij de organisatoren dienen te worden gedaan. Deze plaatsvervanger dient te behoren tot het bedrijf of de organisatie van de deelnemer.
3. Europoint is te allen tijde gerechtigd, de deelnemersbadge in te trekken en de betrokkene de toegang tot het evenement te ontzeggen.
4.  In het geval de deelnemer op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname failliet wordt verklaard of surséance van betaling aanvraagt, zal de overeenkomst van deelname door het enkele intreden van voren bedoelde gebeurtenissen zijn ontbonden en is de deelnemer gehouden het volledige deelnamebedrag terstond te voldoen, verminderd het recht van Europoint tot het vorderen van kosten, schade en interest.
5.  Indien de deelnemer door bijzondere omstandigheden, gelegen buiten zijn schuld, niet in staat is deel te nemen aan het evenement kan Europoint op verzoek van de deelnemer de overeenkomst van deelname ontbinden, in welk geval de deelnemer 25% van het totale deelnamebedrag, alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels Europoint gemaakte overige kosten verschuldigd is.

HOOFDSTUK 5 - VERBODSBEPALINGEN
Artikel 8
Het is de deelnemer niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van of namens de organisatoren:
1.  Enquêtes onder de bezoekers en deelnemers aan het evenement te houden of te doen houden binnen het complex of de daarbij behorende terreinen.
2.  Activiteiten te ontplooien, waardoor naar het oordeel van de organisatoren schade wordt veroorzaakt of afbreuk wordt gedaan aan het evenement als collectieve manifestatie, ook als deze activiteiten niet gericht zijn tegen een of meer deelnemers of groepen daarvan. Een en ander voor zover de activiteiten niet kunnen worden aangemerkt als gebruikelijk in onderlinge concurrentieverhoudingen.

HOOFDSTUK 6 - VERZEKERINGEN/ AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 9
1.  De organisatoren, bestuurders, gemachtigden, personeel van het complex c.q. evenement zijn niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan tengevolge van beschadiging of verloren gaan van goederen, noch voor schade ontstaan door eventuele andere gebreken van deze accommodatie of bijbehorende terreinen, noch voor schade uit welke oorzaak ook ontstaan aan goederen of personen, alles indien en voor zover enige schade als bedoeld, niet door een door de organisatoren gesloten WA-Verzekering mocht zijn gedekt.
2. De deelnemer is aansprakelijk voor en is verplicht verzekerd te zijn tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf op welke wijze ook aan goederen van en/of personen, werkzaam bij de organisatoren of bij het complex wordt veroorzaakt en hij is verplicht de organisatoren en het personeel van het complex te vrijwaren voor alle aanspraken, die anderen in verband met een en ander tegen de organisatoren en het personeel van het complex zouden kunnen doen gelden.
3. Europoint is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, direct of indirect geleden door de deelnemer, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen, indien deze schade is veroorzaakt door derden.
4.  De deelnemer vrijwaart Europoint tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de deelnemer zelf.

HOOFDSTUK 7 - HANDHAVING ORDE
Artikel 10
1.  De organisatoren zijn bevoegd om tegen een deelnemer die in strijd met enige bepaling van deze overeenkomst of de deelnamevoorwaarden handelt of een door of namens de organisatoren verstrekte aanwijzing niet opvolgt, zonder gerechtelijk tussenkomst één of meer van de navolgende voorzieningen en maatregelen, zonodig op kosten van de deelnemer, te treffen;
a.  de aan hem verstrekte deelnemersbadge te doen intrekken en de betrokkene de toegang tot het evenement met onmiddellijke ingang te ontzeggen.
b.  de betrokken deelnemer van deelname aan verder te organiseren evenementen uit te sluiten.

HOOFDSTUK 8 - BIJZONDERE BEPALINGEN
Artikel 11
Bij het niet opvolgen door de deelnemer van voorschriften, bepalingen of aanwijzingen, door Europoint gegeven, resp. te geven, is laatstgenoemde gerechtigd voor rekening en risico van de deelnemer de nodige maatregelen te treffen, waardoor voldaan wordt aan eerdergenoemde voorschriften, bepalingen of aanwijzingen of uitsluiting van de deelname door de organisatie.

Artikel 12
1.  Europoint is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, direct of indirect geleden door de deelnemer, schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen, indien deze schade is veroorzaakt door derden.

Artikel 13
Voor het evenement, waarvoor bijzondere voorwaarden blijkens de overeenkomst van deelname gelden, maken deze voorwaarden deel uit van deze overeenkomst. Voor zover deze strijden met c.q. afwijken van deze overeenkomst prevaleren de bijzondere voorwaarden.

Artikel 14
In geval bepalingen van deze overeenkomst strijden c.q. afwijken van de voorwaarden welke zijn vermeld op het inschrijfformulier prevaleren de voorwaarden op het inschrijfformulier, indien deze inschrijving resulteerde in een overeenkomst tot deelname. Eigenmachtig aangebrachte wijzigingen en aanvullingen worden slechts erkend door uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Europoint.

Artikel 15
Onvoorziene gevallen
In alle gevallen, waarin deze overeenkomst niet voorziet, beslist Europoint.

Artikel 16
Geschillen
1.  Alle geschillen die mochten ontstaan tussen Europoint en een deelnemer naar aanleiding van de overeenkomst van deelname, deze overeenkomst of enige nadere overeenkomst naar aanleiding daarvan tussen partijen gesloten, zullen worden beslecht naar het Nederlandse recht door de bevoegde rechter te Utrecht.
2.  Alle advocaatkosten gemaakt door Europoint met betrekking tot  onderhavige overeenkomst zijn geheel voor rekening van de  deelnemer en worden als boete gefixeerd tot een bedrag dat volgens het tarief van de NOVA in rekening kan worden gebracht.
3. De Nederlandse tekst van de overeenkomst van deelname, deze overeenkomst of enige nadere overeenkomst naar aanleiding daarvan tussen partijen gesloten, is beslissend.

Deze Algemene Voorwaarden Congres van Europoint b.v. zijn  gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer: 30142004.

maart 2004